信息资源管理档案的先进性、安全性

   本文通过阐述档案管理信息化的含义和内容,分析档案信息化的先进性和安全性,为档案进行信息化管理提供参考依据。
Abstract Through stating the informationalized meaning and content of archives management, this paper analyzes the advancement and security of archives informatization, and provides reference for archives information management.
关键词 档案管理;先进性;安全性
Key words file management;advancement;security
中图分类号G270.7 文献标识码A 文章编号1006-4311(2013)19-0191-02
0 引言
经济全球化的趋势随着科技的进步不断向前发展,全球步入以信息技术为中心的快速发展阶段。随着信息技术的不断普及,全球进入数字化时代,信息 技术改变了人们的思维方式,缩短了空间距离,对社会发展产生深远的影响。在这种时代背景下,档案管理工作也在悄无声息地发生着变化,面对数字化和信息化, 档案管理工作比任何企业、任何部门都更加地需。对档案进行信息化管理,是档案事业适应社会发展的必然选择。在信息化条件下,不断提高档案管理的先进性和 安全性,使档案管理进入全新的时代。
1 档案管理信息化的概述
1.1 档案管理信息化的含义 所谓档案管理信息化,是指在国家档案管理部门的统一规划和部署下,将现代化的信息技术应用到档案管理活动中,对档案的信息资源进行规范化管理,不断提高服 务意识。对档案施行信息化管理,可以从以下几点来理解第一,实现档案信息资源的数字化和网络化;第二,借助信息技术实现档案信息从接收、存储到利用的一 体化;第三,通过信息技术实现档案资源的共享;第四,采用新的管理模式对档案进行管理。
信息化时代是将知识和信息进行融合的时代,它同时具备现代信息技术的特征和知识经济的特点。信息化时代的主特点是多样性、综合化、分散化 等,借助信息、知识和智慧把信息表现的淋漓尽致。面对纷繁复杂的信息资源,对信息资源进行开发、整理和利用成为信息管理中不可缺少的工作,它直接关系到国 家、企业,甚至个人的未来发展。而知识作为信息资源的积累和创新,它借助智力进而被激活,归根揭底人才是知识的主宰,才是社会发展的决定因素。
1.2 档案管理信息化的内容 对档案进行信息化管理,其内容主包括建设信息化的基础设施,其中软件基础设施是进行信息化建设过程中必不可少的,这些基础设施是开发、利用档案信息资 源和应用信息技术的基础所在,其核心是搭建档案网络。建设标准规范化的档案,是档案管理信息化建设的基础所在,其过程主包括对电子文件进行归档实行电 子档案管理,逐步建设档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理以及使用的标准化规范化体系;建设档案信息化的应用体系,是档案信息资源开发、利 用和搭建档案信息网络的技术保障;建设信息化人才队伍,是档案管理信息化的根本,在一定程度上决定着对其他素的发展。
2 档案管理信息化的先进性
2.1 档案信息资源的丰富性 通过借助磁盘、磁带、光盘等存储介质对电子档案信息进行存储。光盘作为一种存储介质,凭借其信息存储的高密度性,使得光盘存储的档案信息量极为丰富,被称为“海量存储”,在存储数量级方面远远高于纸质载体所存储的信息。
2.2 档案信息生动形象 借助音频、视频信号或者数字代码等对档案信息进行存储,进而保持了信息资源的原来的形态,生动形象地再现了当时的历史活动情况。从形式上改变了传统纸质档 案记录信息的单一性,随着多媒体技术的广泛使用,存储的档案信息更多地彰显了信息的图、文、声、像,丰富了人们的视觉、听觉和触觉,借助多媒体再现了人类 社会活动的原貌。
2.3 信息存储与利用的迅速准确性 信息处理的高效率是电子计算机的独特的优势,通过采用数字或代码的形式对信息进行存储、传递、编辑加工处理,最后成为可视、可听的信息。进而,在档案信息开发过程中,不断提高档案信息存储、处理和输出的能力。
2.4 档案信息同步传播性 电子档案本身固有的特点,突破了档案信息的时空限制,载体的限制,使得信息资源具备了共享的特征。电子档案通过电子计算机网络进行处理,可以借助网络终端 设备读取设备上存储的档案信息,在一定程度上使信息获取者摆脱时间和空间的制约,进而在同一时间共享不同地域的档案信息。
3 档案信息化的安全性
任何事物的出现都有双面的影响,随着计算机网络的普及和运用,在给档案的管理者和利用者带来方便的同时,也产生档案信息的保密性和安全性方面的问题。由于电子文件缺乏真实性和可靠性,使得人们对其产生不信任感。为有效解决上述问题,结合多年的工作经验,本文认为
3.1 改变传统观念,提高职业素质 信息化时代对档案管理工作者提出更高的求。因此,档案管理人员不断改变传统的管理理念,树立新的管理意识,对电子档案进行科学规范化的管理。同时,不 断提升自身的职业素养,调整知识结构,武装自己的头脑,进而抵御现代科学技术对工作求的冲击,正确看待档案工作。随着信息技术的发展,将会出现新型的档 案载体,必然冲击传统的档案管理模式、工作方式和服务手段等。进而,在一定程度上对档案管理人员的素质提出更高求,求档案管理人员具有扎实的基础知 识和专业知识,具有一定的计算机知识和外语知识,以适应工作的需。
3.2 完善和调整档案保护工作,对电子档案进行永久性保存 对档案文件进行保护的最终目的,就是为日后的使用奠定基础。对电子文件进行档案保护,其意义也是不断追求文件信息的长久或永远的保存,以及安全使用。其电 子档案进行保护,保护工作主包括保护信息载体、保护技术、保护档案所处环境,确保档案信息真实、安全可靠、不丢失,以及数据信息不被篡改等。一些国家 针对电子文件的设备依赖性,通过制定相应的政策和措施,将电子文件与原来的环境彼此脱离,在一定程度上,实现了对电子文件的永久保存的目的。
3.3 对电子文件加强运作和管理 结合电子文件的特点,档案管理人员需积极寻找管理上的方案,对档案的管理求逐渐延伸到文件管理工作中。具体操作流程为
第一,为了确保电子文件归档的质量,对电子文件的形成、运作、归档过程的管理,以及设备登记环境、相关数据等由专人进行负责;第二,为了确保 电子文件信息的原始性、真实性和完整性,制定相应的规章制度,以及采取相应的措施,对归档的电子文件进行规范化管理;第三,如果电子文件将作为档案进行长 期保存,需将相同内容的纸质文件或者采用备份的形式进行一同归档;第四,对于符合归档条件的电子文件信息定期进行联机传送,并且根据管理档案的格式将电 子文件存储到可以进行长期保存的脱机载体上;第五,对于有保密求的电子文件,为了防止电子文件泄密,通过采用加密、用户权限,以及“防火墙”等技术进行 处理。
4 结束语
在信息化条件下,将传统的档案工作与现代化的科学技术进行结合,进而构成档案管理工作。在信息化条件下顺利完成档案的管理工作,就研究分析信息化的特点,解决好档案管理工作存在的技术性难题,创新档案管理模式,使档案管理工作逐渐与信息化相融合。
参考文献
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